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你是怎么开会的?

放大字体  缩小字体 发布日期:2013-04-04  浏览次数:1367
核心提示:你每周的日程表上有多少次会议?  你是否经常被临时拖入紧急的会议中?  身为管理者,你的日程表上不可能没有的,而且通常也

你每周的日程表上有多少次会议?

  你是否经常被临时拖入“紧急的会议”中?

  身为管理者,你的日程表上不可能没有的,而且通常也是占用时间最多的是——会议。在每个组织中,总会两种极端的代表(不分职务高低),一种是 “会议热衷者”,表现是喜欢召集、参加会议式的讨论;另一种当然就是“会议反感者”,认为开会就是浪费时间,能躲则躲,能逃就逃。

  其实,只要有组织存在,通过会议的方式分享知识、达成共识,增进了解、建立信任,形成决议、推进日程就是必不可少的;但是,为什么在我们的日常语汇中,与会议有关的似乎“贬义”成份更多一些,诸如:文山会海、议而不决、会上不说会下乱说、一言堂……

  你喜欢开会吗?

  你怕开会吗?

  下面的问题,你会给出什么答案?

  □ 会议是不是非开不可?会上讨论的是不是重大问题?

  □ 团队成员能否在争论中畅所欲言?彼此之间能否以诚相待?

  □ 团队成员有人出了圈以后能不能道歉?他们是不是老是出圈?

  □ 团队成员是否相互理解?

  □ 团队成员是否回避对别人的议论?

  相信你已经看出来,“会议效率”背后的深层因素是“团队凝聚力”。上面的问题是帕特里克·兰西奥尼(我们曾经介绍过他的书《团队的五种机能障碍》)在《ceo的四大迷思》中针对领导团队凝聚力评估设计的问题。

  关于有凝聚力的领导团队的表现,他的观察是:

  首先,有凝聚力的领导团队的效率高。这些领导团队决策迅速,也较少花时间去担心同事之间的背后算计。

  识别一个有凝聚力的领导团队的最好方法是看他们是怎样开会的。他们的会议开得热情而紧张,竭尽全力,决不会枯燥乏味。

  对于一个有凝聚力的班子而言,会议是必不可少和至关重要的。这样的会议是出难题、挑战各自的观点并最终达成一致的忠于公司最高利益的论坛。

  “在我工作过的有凝聚力的班子中,班子成员都会对各自不利于整个班子的行为负责。在开会的时候,没有人看电子邮件或私下忙别的工作,即使讨论的 问题并非和自己直接有关时也是如此。人人都积极参与并神智清楚。当会议议程中有不是非讨论不可,或是不很重要的项目时,成员们就要对这样来使用他们的时间 是否值得提出质疑。”

  最后,有凝聚力的班子也会发生争吵。不过他们的争吵是就事论事,不针对个人。尤为重要的是,当吵完以后,他们有惊人的肚量,像没事人一样接着又开始讨论下一个问题。

  在那些因争吵失控演变成个人恩怨的例子中——这是不可避免的——整班子就要一起做工作加以纠正。没有人会心怀不满地离开会场。可惜的是,许许多 多的领导团队永远做不到这一点。他们沉迷于轻轻松松、客客气气的办公会议,并把它们当做从一大堆繁忙事务中解脱出来的一个栖身之所。其结果是,他们把这些 会议变成了部门领导述职的既乏味又毫无鼓舞作用的示教集会。

  要做到有凝聚力是否很难?当然是的。我们最好是把这个问题换成“这样做是否值得?”你是否用生产效率的提高、人员流失率的降低、工作生活质量的提高,或者干脆用无效会议时间的减少来衡量成效呢?

  回答无疑是肯定的。

 
 
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